Afvikling af arrangementer

Som nævnt andre steder i vort katalog, skal en del kunstnere kunne komme ind i lokalet/scenen flere timer før publikum lukkes ind. Der bør derfor altid være en stedkendt person, der kan lukke kunstnerne ind, og anvise dem de letteste adgangsveje, el-installationer m.m.

Da det ofte er meget tungt grej, kunstnere skal have opstillet, er det altid velkomment med lidt forfriskning under arbejdet.

Sørg ligeledes for, at der er rent og aflåseligt garderoberum til de optrædende, gerne med håndvask eller bad. Kunstnerne har jo ofte været undervejs i mange timer, og trænger derfor til at soignere sig og slappe lidt af inden deres optræden.

Hvis du som arrangør selv har påtaget dig at sørge for scene, lyd- og lysanlæg, må du sørge for, at kunstnerene kan ses og høres tydeligt helt ud i de fjerneste hjørner af lokalet. Det er jo ærgeligt at betale penge for en kunstner, som ikke kan ses og høres af alle tilhørerne - både for dig og kunstneren.

Lav aldrig dansegulv foran scenen, hvis du har underholdning på programmet! Vent med det til underholdningen er færdig og dansen skal starte. Mange kunstnere betinger sig, at der højst må være max. 3 meter mellem scenekant og publikum af hensyn til det samspil, der gerne skulle være mellem publikum og de optrædende.

De fleste kunstnere vil gerne præsenteres af en konferencier/toastmaster, når de går på scenen. Tal med kunstnerne ved ankomsten, og aftal hvor meget eller hvor lidt, de ønsker sagt.

Praktisk orientering for byfestarrangører og lignende:

Som arrangør er man ansvarlig for de mange forskellige ting både overfor de forskellige myndigheder, som overfor gæster og medhjælpere.

Tilladelse til afholdelse af arrangementer
I planlægningsfasen er det vigtigt at gøre sig klart, hvilke myndigheder der skal give tilladelse til afvikling af de forskellige aktiviteter

Festplads

Det vil i de fleste tilfælde være nødvendigt at indhente kommunens tilladelse til at benytte festpladsen, hvad enten det er en sportsplads, en parkeringsplads, et havneområde eller andet. I enkelte tilfælde kan det ligeledes være et regionalt anliggende, men i så tilfælde orienterer kommunen om dette.

Politiet

Ved henvendelse til politiet vil arrangøren kunne få oplyst, hvilke tilladelser der evt. skal indhentes hos dem. Det kan f.eks. være en generel tilladelse til at afholde fester, tilladelse til udskænkning (herunder evt. også af stærke drikke), tilladelse til at lave optog, tilladelse til affyring af fyrværkeri samt evt. tilladelse til at afvikle lotteri (lodsedler, tombola m.v.)

Skat

Er arrangør ikke momsregistreret, er det vigtigt at være opmærksom på, at der skal ske registrering (evt. midlertidigt) til Skat. For nogle foreninger og organisationer med almennyttige formål er der mulighed for at opnå "fritagelse" for registrering iht. merværdiafgiftsloven. Det er i hvert tilfælde Skat, der skal tage stilling til ansøgningen.

Betaling af kunstnere

Betaling af kunstnernes honorar skal, hvor intet andet er aftalt, betales på stedet umiddelbart efter deres optræden. Vor provision er indeholdt i kunstnerhonoraret, og betales således af denne. Moms af provision tillægges som tidligere nævnt normalt honoraret og betales sammen med denne til kunstneren, der efterfølgende afregner med bureauet, hvor intet andet er aftalt. Du kan også få os til at sørge for afregningen, hvor vi fremsender en faktura.

Som arrangør og dermed arbejdsgiver, har du oplysningspligt til Skat! Der skal altid indsendes oplysningssedler. Honorarer til kunstnere, der engageres for en periode på én, to eller tre dages varighed, er B-indkomst (intet skattetræk). Er engagementet af længere varighed, udbetales honoraret som A-indkomst.

Kontrakten indeholder normalt CPR- eller CVR-nr. på den engagerede kunstner. Det vil spare dig for besværet på et senere tidspunkt. Ellers kan du få disse oplysninger hos os.

Er du i tvivl om alle disse praktiske vink og regler, så ring. Vi kender problematikken og hjælper gerne!

 

 

Huskeliste..........

 

 

Når du vil afholde et arrangement, vil du spare dig selv for mange ærgelser og spildt tid ved at følge nedenstående råd og vink:

1. Læg et samlet budget og find ud af, hvor meget du vil bruge på musik og underholdning. Husk, at der normalt svares moms af provision (typisk mellem 40-50 kr. pr. 1.000 kr. i kunstnerhonorar) samt evt. KODA-afgift ved musikarrangementer (telefon 33 30 64 92).

2. Bestem dig for en dato og evt. alternative datoer for afholdelse af arrangement.

3. Undersøg om den ønskede lokalitet for afholdelse af arrangement er ledig og reserver dagen/dagene.

4. Bestem dig for den/de kunstnere, du kunne tænke dig, samt evt. alternative kunstnere, hvis det skulle vise sig, at de ønskede kunstnere er optaget.
Her kan du booke:
Foredragsholder
Musik - orkestre i alle afskygninger
Solister - skuespiller - konferencier 
Komikere - stand up 
Børneunderholdning 
Øvrige kunstnere 

5. Ring til Lykke Music & Events på tlf. 97 12 78 11 og afgiv din forespørgsel uden forbindende.

6. Når de ønskede aftaler er på plads, fremsender vi forpligtende og retsgyldige kontrakter til parterne.